| GESTION DE COPROPRIETE

GESTION DE COPROPRIETE

immo | 11 Mars, 2006 13:32

Les opérations relatives à la gestion de copropriété

La copropriété s’articule autour de trois organes fondamentaux :

Le syndicat des copropriétaires constitué par l’ensemble des copropriétaires dotés de la personnalité morale et civil.

Le syndic professionnel ou non, en qualité de mandataire du syndicat, il est chargé à se titre d’assurer l’exécution des décisions de l’assemblé générale et de représenter le syndicat en justice.

Le conseil syndical rendu obligatoire depuis la loi du 31 décembre 1985, il assiste le syndic et contrôle sa gestion, il assure le suivi des affaires affectant le syndicat.

L’ensemble des copropriétaires forme le syndicat des copropriétaires, il peut décider de devenir un syndicat coopératif de copropriété, dans ce cas, le président du conseil syndical fait fonction de syndic. Au moins une fois par an, le syndicat se réuni en assemblée générale, cette assemblé nomme obligatoirement un syndic professionnel ou non professionnel qui gère la copropriété, et élie des conseillé syndicaux parmi les copropriétaires, ceux-ci forme le conseil syndical qui contrôle et assiste le syndic. Le conseil est présidé par le président du conseil syndical.

L’organisation sociale de la copropriété nécessite l’établissement de nombreux document qui indique à chacun ses devoirs et ses droits.

L’état descriptif de la division : Il constate la division de l’immeuble en lot, il affecte donc un numéro à chaque lot pour identifier et fixe la quote-part des parties communes affectées à chaque lot, c'est-à-dire le tantième de copropriété. Cela servira à déterminer la participation de chaque copropriétaire aux charges d’entretien ou de travaux.

Le règlement de copropriété : Il définit les droits et les obligations de chaque copropriétaire sur les parties privatives et les parties communes, ainsi que le fonctionnement interne de la copropriété. Il détermine la destination de chaque lot (habitation, commerce, local professionnel, garage, cave…) Enfin, certaines clauses du règlement de copropriété organise la vie de l’immeuble et l’usage des parties commune comme un règlement intérieur (majorité des copropriétaire représentant 2/3 des voix).

I. Le syndic professionnel :

Le syndic est le représentant légal du syndicat pour l’assemblé des copropriétaires. L’AG des copropriétaires par une même résolution désigne le syndic et approuve son contrat de mandat à la majorité absolu (majorité de l’article 25) pour une durée maximale de 3 ans. Il représente la copropriété dont il est le mandataire.

Il a pour mission :

¨ Faire respecter le règlement de copropriété.

¨ Exécuter les décisions de l’AG.

¨ Administrer l’immeuble.

¨ Pourvoir la conservation de l’immeuble.

¨ Représenter le syndicat.

Il doit (loi Hoguet) :

¨ Posséder une carte professionnelle de gestion immobilière.

¨ Présenter une garantie financière suffisante résultant d’un cautionnement déposé à la caisse des dépôts et consignations ou d’un engagement écrit de caution pris par une banque ou un établissement bancaire.

¨ Tenir un registre des mandats par ordre chronologique.

¨ Ouvrir un copte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat sauf vote contraire de l’AG des copropriétaires.

Il perçoit des honoraires et chacun des actes qu’il réalise pour le syndicat engage sa responsabilité.

2) Les pouvoirs du syndicat :

Il dispose de tous les pouvoirs d’administration courants pour gérer l’immeuble au jour le jour (acheter des produits d’entretien, conclure des contrats de maintenance avec des entreprises spécialisée, organiser les travaux de nettoyage, évacuer les ordures ménagères, de déclancher le chauffage, faire réaliser les petites réparation de conservation de l’immeuble ou encore assurer la gestion du personnel).

3) Les obligations du syndic :

A) Obligations administratives :

¨ Détenir les archives du syndicat (règlement de copropriété et l’état descriptif de la division.

¨ Détenir les registres du syndicat (procès verbaux des AG, registres comptable, pièces annexes).

¨ Détenir les conventions et les plans relatifs à l’immeuble.

¨ Etablir et mettre à jour la liste des copropriétaires.

¨ Faire réaliser les diagnostics nécessaires à la détection de l’amiante.

B) Obligations comptables :

¨ Procéder aux appels de fond.

¨ Régler les dépenses.

¨ Tenir à jour le compte des dépenses et des recettes de la copropriété.

¨ Tenir à jour la situation de trésorerie de copropriété.

Ses missions :

¨ Etablir les budgets prévisionnels.

¨ Gérer le financement des dépenses.

¨ Appeler l’avance permanentes de trésorerie et les différentes provisions.

¨ Régler les dépenses.

¨ Il doit rendre compte de sa gestion à l’AG au moins une fois par an, les documents à présenter sont : l’état des recettes et des dépenses, l’état des dettes et des créances, la situation de trésorerie, le budget prévisionnel ; la liste des copropriétaire débiteur, le solde du compte bancaire ouvert au nom de la copropriété.

II. La gestion de la copropriété :

Fiche G2 : principes fondamentaux, mode de gestion, annexe 1.

1) Les charges de copropriété :

L’article 10 de la loi du 10/07/01965 stipule que les copropriétaire sont tenus de participer aux charges entraînées par les services collectifs et les éléments d’équipement commun en fonction de l’utilité que ses services présente à l’égard de chaque lot. Le règlement de copropriété fixe la quote-part afférente à chaque lot de chacune des catégories de charge.

Les charges sont classées ainsi :

A) Les charges générales :

¨ Conservation de l’immeuble (gros œuvre, plancher, toiture, canalisation, travaux divers…).

¨ Entretien de l’immeuble (électricité des communs, produits d’entretien, entretien, nettoyage, enlèvement des ordures ménagère, petit travaux, entretien des espaces vert…).

¨ Administration (syndic, impôts, salaires, charges sociales, taxes…).

B) Les charges spéciales :

¨ Chauffage (combustible, contrat d’entretien, EDF, gaz, travaux…).

¨ Ascenseur (contrat d’entretien, électricité, intervention hors contrat…).

¨ Vide ordures (désinfestations, dégagement du conduit…).

¨ Eau (consommation, pose de compteur, relevé de compteur…).

¨ Autre équipement collectif.

L’état descriptif de la division stipule de façon précise le nombre de millième ou tantième affecté à chaque lot et par nature de charge.

Principe :

¨ Les charges générales à chaque lot en fonction des millièmes de copropriété.

¨ Les charges spéciales sont calculées en fonction de l’utilité de chaque lot.

Remarque : Il y a des charges non récupérables, c'est-à-dire, uniquement supporté par les copropriétaires y compris les bailleurs, ce sont les charges d’administration courante, de gros travaux et l’achat d’équipements nouveaux. Il y a des charges récupérables (décret du 06/08/1987).

2) Versement d’avances et de provisions sur charges :

Le syndic exige :

¨ Le versement d’une avance de trésorerie permanente fixée par le règlement de copropriété ou par l’AG des copropriétaires à la majorité en nombre des copropriétaires représentant au moins 2/3 des tantièmes (montant maximum, 1/6 du budget prévisionnel).

¨ Le versement de fond de réserve pour les travaux voté ou les travaux futurs.

¨ Le versement de provision correspondant à ¼ du budget prévisionnel.

Annexe 2.

3) Le relevé individuel de charges ou décompte de charges :

Ce document est transmis à chacun des copropriétaires qui peuvent s’ils le souhaitent vérifier l’exactitude des informations. Il est fourni à la fin de chaque exercice comptable. Il permet de définir la situation de chaque copropriétaire en comparant les sommes avancées et les sommes réelles qu’il doit supporter. Les charges sont identifiées dans l’état des dépenses. Il y a deux cas :

¨ Les charges réelles sont supérieures aux appels de fonds, le copropriétaire est débiteur.

¨ Les charges réelles sont inférieures aux appels de fonds, le copropriétaire est créditeur.

La régularisation sera faite lors du prochain appel de fonds (1^er trimestre n+1).

4) Les documents à fournir lors de l’approbation annuelle des comptes :

A) L’état des recettes et des dépenses de l’exercice écoulé :

Le récapitulatif des dépenses et des recettes permet de vérifier l’ensemble des dépenses qui ont été engagées au cour de l’exercice échu.

B) L’état des créances et des dettes :

La clôture de l’exercice en cour donne la situation des copropriétaires à une date donnée à l’égard de la copropriété. Ce document fait à la fois état des sommes due par les copropriétaires au syndicat, mais également des factures enregistrées et non réglées aux fournisseurs à la date de clôture.

C) La situation de trésorerie :

A la date d’arrêté comptable, il s’agit de connaître la trésorerie dont dispose le syndicat. Les recettes sont les avances de trésorerie permanente (ou fonds de roulement), les provisions (ou appels de fonds) calculées suivant le budget prévisionnel, les provisions pour travaux. Les dépenses sont les charges constatées sur l’exercice antérieur et payées sur l’exercice en cours, les charges de l’exercice en cour, les charges réalisées correspondent à la date des travaux votés en assemblée.

D) La balance des copropriétaires :

Elle donne le détail des mouvements affectant chaque copropriétaire au cour de l’exercice.

E) Le budget prévisionnel :

L’actualisation du budget pour le prochain exercice est souvent calculée à partie des dépenses de l’exercice précédant, celle-ci étant globalement majorée de 10%

5) Le carnet d’entretien :

Afin d’assurer un meilleur suivit et une plus grande transparence dans la gestion, toutes les copropriétés doivent disposer d’un carnet d’entretien de l’immeuble. Il sera établit conformément au décret du 30 mai 2001 et mis à jour par le syndic. Il mentionne l’adresse de l’immeuble concerné, l’identité du syndic en exercice, les références des contrats d’assurances dommages ouvrage en cour, la référence des contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs et éventuellement si des travaux ont été décidés en assemblée générale des copropriétaires et l’échéancier des travaux.

6) La gestion du personnel d’une copropriété (G7) :

III. De la convocation à l’assemblée générale (G5) :

Les dernières réformes de la loi SRU de mai 2004 :

¨ Suppression de l’ordre du jour complémentaire.

¨ Si l’assemblée générale statue sur un point ne figurant pas à l’ordre du jour, cette décision est qualifiée d’inexistante.

¨ Obligation du syndic d’établir en fin de séance un procès verbal et de la faire signer par le président de l’assemblée générale, le secrétaire et un ou plusieurs scrutateur.

¨ Le procès verbal doit comporter le texte des résolutions adoptées, ainsi que le résultat des votes. Pour chaque vote, le nom des opposants et des abstentionnistes ainsi que le nombre de voix qu’ils représentent.

¨ Mention des réserves : Doivent être nommé les réserves formulées par les copropriétaires opposant sur la régularité des décisions.

¨ La mise en œuvre de l’article 25-1 permet qu’une décision relevant de l’article 25 puisse, si elle n’a pas été rejetée, être adoptée en deuxième lecture à la majorité de l’article 24, la loi SRU permet d’accélérer la prise de décision.

¨ La mise en concurrence est une obligation de fournir au moins trois niveau de comparaison.

¨ Le fonds de roulement prévu au règlement de copropriété ne peut dépasser 1/6 du budget prévisionnel.

¨ Droit pour les copropriétaires d’obtenir une copie de la feuille de présence à l’assemblée générale.

IV. Vente d’un appartement et charges de copropriété :

1) Certificat attestant que le vendeur est libre de toutes obligations :

Le propriétaire qui vend son appartement doit présenter au notaire un certificat établit par le syndic ayant moins d’un mois attestant qu’il est libre de toutes obligations à l’égard du syndicat des copropriétaires.

2) Contenu de l’état daté :

Depuis le 1^er septembre 2004, l’état daté qui est adressé par le syndic au notaire doit comporter 3 parties :

¨ Les sommes pouvant resté dues au syndicat par le copropriétaire vendeur (sur le budget prévisionnel, charges impayées sur les exercices extérieur…).

¨ Les sommes que le syndicat pourrait devoir au copropriétaire vendeur (avances non utilisées…).

¨ Les sommes qui devraient incomber à l’acquéreur (reconstitution des avances, provisions exigibles au budget prévisionnel, dans une annexe, le syndic doit indiquer la somme correspondant pour les 2 exercices précédent à la quote-part rattachée au lot dans le budget prévisionnel et dans le total des dépenses hors budget prévisionnel et s’il y a lieu l’objet et l’état des procédure en cour.

3) Répartition des dépenses entre vendeur et acquéreur :

A compté du 1^er septembre 2004 :

¨ Le paiement de la ou les provisions exigible du budget prévisionnel correspondant aux périodes antérieurs a la vente et à celle au cours de laquelle se passe la vente incombe au vendeur.

¨ Le paiement des provisions des dépenses non comprise dans le budget prévisionnel incombe à celui qui est propriétaire au moment de l’exigibilité.

¨ Le trop ou moins perçu sur les provisions relevé par l’approbation des comptes est porté au débit ou au crédit du compte de celui qui est propriétaire lors de l’approbation des comptes.

4) En cas de dette :

En cas de cession d’un appartement la dette de charge ne suit pas le lot, elle est personnelle au propriétaire vendeur qui demeure tenu des dettes et des charges liquides et exigible au moment de la vente.

V. Le recouvrement des impayés :

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