L'information entrante

Les sources d'information

La nature des informations

Le traitement des informations

Clientèle

- Appels par téléphone

- Visite de magasin

Demande d'information sur les produits.

Suivi des commandes.

Réception de l'appel par un standard téléphonique puis orientation.

En magasin, accueil et orientation vers un service.

Force de vente

- Elaboration des fiches clients

- Reporting

Identifiants clients, historique des ventes et des contacts.

Toutes les informations sur la clientèle, les concurrents, et les produits.

Les informations sont stockées sur fichier informatique (logiciel winseller).

Partage d’information en réunion.

Marché et environnement

- Presse spécialisée

- Visite de salon

- Constructeurs

Information sur les nouveaux produits et sur les tendances du marché.

Visite du salon du deux roues chaque année à Paris.

Information technique et commerciale sur les nouveaux produits.

Lecture par le directeur et l'ensemble de l'équipe du magasin.

Visite du gérant et compte-rendu à l’équipe.

Catalogue archivé et transmis à l’univers compétent.

Le principal mode de contact entre l'entreprise et ses clients est la force de vente.

Le directeur connaît bien son marché et ses produits. A l'exception de la presse spécialisée, il n'éprouve pas le besoin de réaliser des études de marché et de clientèle.

Système informatique et techniques utilisées.

Service

Matériel

Logiciels

Le secrétariat commercial

1 PC récent connecté à Internet et au réseau interne + 1 imprimante laser photocopieur.

Traitement de texte, tableur,

winbike, winseller.

Le directeur

1 PC récent connecté à Internet et au réseau interne + 1 imprimante laser photocopieur.

Traitement de texte, tableur,

winbike, winseller.

Le directeur adjoint

1 PC récent connecté à Internet et au réseau interne

Traitement de texte, tableur,

winbike, winseller.

Commerciaux

1 PC récent connecté à Internet et au réseau interne

Traitement de texte, tableur,

winbike, winseller.

Tous les postes sont reliés en réseau entre eux via un serveur. L'imprimante laser est partagée ainsi que la connexion à Internet a l'ADSL. Problème de mise à jour par les logiciels winbike et winseller sur la gestion des stocks, d’où la création sur tableur de tableau de gestion de stocks.

L'analyse organisationnelle

Les acteurs

Rôle au sein du SIC

Accès aux informations

Le directeur général

Il est responsable des orientations stratégiques de l'entreprise.

Il a accès à toutes les informations.

Le directeur adjoint

Il est chargé de la coordination du groupe. Participe à l'échange d’informations.

Il a accès à toutes les informations.

Secrétaire commerciale

Tâches de contact avec la clientèle (face à face, appels téléphoniques, fax, mail, courrier). Diffuse les informations.

Elle a accès à toutes les informations.

Commerciaux

Tâches de contact avec la clientèle (face à face, appels téléphoniques, fax).

Participe à la diffusion d'informations internes.

Accès aux informations administratives.

La diffusion de l'information dans l'entreprise

Support

Cible et Objet

Modalités

Reporting

Force de vente: organiser le travail des vendeurs, présentation tarifs constructeurs.

Réunion trimestrielle.

Séminaire de formation

Directeur et commerciaux : présentation de nouveaux produits par les constructeurs + essai.

1 à 2 fois par an (selon nouveauté), sur circuit, pour le directeur.

Sur le point de vente pour les commerciaux.

Réunion

Commerciaux présentation des nouveaux tarifs constructeurs

1 fois par trimestre pour l’équipe.

1 fois par mois de manière individuelle.

Malgré une petite structure on observe des difficultés de diffusion de l'information.

Bilan

Atouts

Axes d’amélioration

- L’utilisation de logiciels spécialisés favorise la collecte et la sauvegarde de l’information.

- La forme de l’entreprise favorise la transmission d’informations.

- Création d’un outil de travail collaboratif pour le partage de l’information.

- Créer un système de sécurité (disque dur externe, nouvel antivirus).