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Les achats et l'approvisionnement
thonon74 | 12 Mars, 2006 19:42
- Définitions
- Les achats
- La gestion des stocks
- Problèmes spécifiques
L'approvisionnement du point de vente consiste à gérer les achats et les stocks.
Passer commande, c'est donner l'ordre à un fournisseur de livrer des biens ou services, sous certaines conditions (date et lieu de livraison, mode de paiement...), afin de réapprovisionner les stocks ou de référencer de nouveaux produits.
I/ Définitions : Achats, Approvisionnements, logistique et gestion des stocks
Il s'agit d'acquérir les biens ou services nécessaires au fonctionnement de l'UC, au niveau de la qualité voulue, en quantité souhaitée, aux couts les plus bas, dans les délais attendus, dans les meilleures conditions de service et de sécurité d'approvisionnement.
Les achats ont pour fonctions :
- A court terme d'alimentaer automatiquement les rayons ou les services de l'UC
- A moyen terme de gérer le porte feuille des fournisseurs
- A plus long terme d'assurer la gestion stratégique des ressources matérielles de l'entreprise
La Logistique est l'ensemble des activités ayant pour mission le transfert physique des produits vers les clients. L'objectif est que le produit souhaité par le client soit au bon endroit, à l'heure convenue, dans la quantité attendue et au meilleur cout.
La gestion des stocks de produit concourt à mettre les produits à la disposition des clients, dans les délais prévus et sans rupture. Elle est étroitement liée à la gestion des approvisionnements.
Elle a pour mission de choisir avec précision les dates de réapprovisionnement qui minimisent le cout de détention des stocks (cout de passation des commandes, cout d'entretien, cout d'immobilisation du capital) tout en évitant les ruptures préjudiciables à la rentabilité.
II/ Les achats
On distingue plusieurs étapes dans la procédure d'achat :
- L'émission du besoin (demande d'achat)
- La vérification du besoin (vérification du volume demandé...)L'évaluation et la séléction des fournisseurs (au niveau national par la centrale d'achat, au niveau régional ou local. L'évaluation des produits du fournisseur peut etre faite avec les outils de l'analyse BCG (produits vedettes, dilemme, vache à lait, poids mort))
- La Passation de la commande ( bon de commande comportant références, désigantion, quantité, date et lieu de livraison souhaitée...)
- Le suivi de la commande (vérification auprès du fournisseur de la récéption du bon de commande et de la mise en oeuvre de la livraison)
- La récéption de la livraison (verification de l'etat de la marchandise et de la conformité du bon de livraison avec le bon de commande)
- La Réserve ( mise en stockage des produit dans l'unité commerciale)
- La Vérification de la facture (controle de la concordance entre facture, bon de livraison et bon de commande)
- L'Evaluation (enregistrement des différents problèmes rencontrés lors de la réalisation de la commande)
Il existe plusieurs techniques institutionnelles visant à mettre lors de la procedure d'achat, la mise en concurrence la plus large possible :
- Adjudication (rédaction d'un cahier des charges et publication au bulletion officiel d'annonce des marchés publics)
- Appels d'offre (selection d'un fournisseur en fonction d'un cahier des charges)
- Demande de prix (seul le prix est retenu comme critère)
- Gré à gré (négociation directe)
La négociation peut porter sur les éléments suivants :
- Produit (adaptation au besoins si nécessaire)
- Prix (en fonction des quantitées achetées)
- Délais (fonction du degrés d'urgence)
- SAV (maintenance, dépannage)
- Conditions financeères (Modalités de paiement, escompte)
- Réapprovisionnement (sur commande, automatique)
- PLV, ALV (outils de communication accompagnant le lancement d'un nouveau produit)
- Conditions particulières (reprise du matériel ancien, formation du personnel)
- Prestations connexes (Transport, assurance...)
La centrale d'achat assure deux fonctions principales :
- Le référencement (rencontre des fournisseurs, séléction des articles...)
- La négociation des conditions commerciales (prix, délais, quantités, avantages...)
La centralisation permet de rendre plus efficace :
- Les activités d'étude de produits
- La recherche de fournisseurs
- La négociation des achats
- L'élaboration de plans d'assortiments
- La gestion des stocks moyens
III/ La gestion des stocks
Dans la distribution le stock peut etre défini comme l'ensemble des produits conservés dans les reserves et dans le magasin en attente d'etre vendu.
Le stock de sécurité est le stock qui permet a l'entreprise de faire face aux aléas et d'attendre les livraisons en évitant le risque de rupture de sock et donc de mévente.
Le stock critique est le niveau qui déclenche l'approvisionnement.
La démarque inconnue résulte de la comparaison entre le montant donné par l'inventaire et le montant obtenu à la suite de l'inventaire physique.
IV/ Problèmes spécifiques
La gestion des stocks d'une surface de vente dépend en premier lieu de la politique d'assortiment choisie : plus ce dernier est large est profond, plus cela engendre de difficultés. L'action sur l'assortiment permet de resoudre les difficultés et couts d'approvisionnement. Elle consiste à simplifier l'assortiment (moins de catégories d'articles, supprimer les référencespeu demandées, contracter la grille de prix)
Les enseignes sont confrontées à une double contrainte :
- La rupture de stock
- L'accroissement des couts de stockage et de manutention
La résolution simultanée de ces deux problèmes contradictoires passe par :
- La multiplication des commandes aux fournisseurs
- La diminution des quantités demandées
- La mise en place d'un réseau d'entrepots
- Une plus grande coopération avec les producteurs au niveau du marchandisage
Pour le E-commerce
Les problèmes spécifiques au e-commerce en terme de logistique et de chaine d'approvisionnement tiennent à la rapidité des livraisons, la multiplications de petits colis de valeur unitaire moyenne ou faible, la tracabilité, la souplesse et l'efficacité de la gestion commerciale (ex : paiements, retours). La sécurité des transactions est très importante pour le client
